Zaproszenie na konferencje, szkolenie, spotkanie biznesowe – co powinno zawierać (wzór)? - Radziwonika12.pl

Zaproszenie na konferencje, szkolenie, spotkanie biznesowe – co powinno zawierać (wzór)?

Organizując konferencję, szkolenie czy spotkanie biznesowe należy pamiętać o wielu rzeczach, a, wbrew pozorom, praktycznie żadna z nich nie jest “mniej ważna”. Jednym z takich drobnych punktów, które mogłyby się zdawać nieistotne, a jednak mogą zdecydować o tym, czy nasz event odniesie sukces, jest zaproszenie.

Niezależnie od tego, czy przygotowujemy zaproszenie na konferencję prasową, spotkanie biznesowe czy zachęcające do współpracy, warto poświęcić mu nieco więcej uwagi!

zaproszenie na konferencje szkolenie

Dlaczego zaproszenie na konferencję jest ważne?

Przede wszystkim, dopasowane do okazji zaproszenie podkreśla prestiż wydarzenia, a także profesjonalizm organizatorów. Poza tym to często na jego podstawie gość zbuduje pierwsze wrażenie dotyczące Twojej marki, a przy tym niewielka karteczka, czy wręcz mail z grafiką mogą okazać się kluczowe do podjęcia decyzji o udziale konkretnej osoby w wydarzeniu.

Jakie więc powinno być zaproszenie idealne? Przede wszystkim:

  • atrakcyjne wizualnie i oryginalne – w ten sposób nie zniknie w stosie korespondencji lub, w przypadku maila, zaciekawi odbiorcę,
  • konkretne – nadmiar tekstu tylko zniechęci do lektury,
  • przejrzyste – adresat powinien być w stanie bez problemu odszukać na nim wzrokiem wszystkie najważniejsze informacje,
  • informatywne – na zaproszeniu muszą się znaleźć data, temat, miejsce spotkania, organizator itp.

Poza tym, do zaproszenia wysyłanego pocztą tradycyjną zawsze warto dodać program konferencji i jakieś niewielkie gadżety. Pozytywnie wpłynie to na wizerunek Twojej firmy, będą świetnym sposobem na reklamę, a przy okazji użyteczne prezenty, takie jak magnes, kubek lub kalendarzyk, będą przypominać gościowi o Twoim wydarzeniu.

Sala szkoleniowo – konferencyjna w Białymstoku.

Maks 25 osób. Atrakcyjna cena wynajmu – 160 zł za 2 godz.

Kiedy najlepiej wysłać zaproszenie?

W tym przypadku – to zależy. Jeśli organizujesz konferencję prasową, datę wysyłki należy dopasować do częstotliwości publikacji danego periodyku. I tak na przykład zaproszenie dla dziennikarzy miesięcznika najlepiej wysłać na kilka tygodni przed planowanym terminem wydarzenia, a dla dziennika – dwa lub trzy dni wcześniej. W przypadku szkoleń lub spotkań biznesowych możemy bezpiecznie założyć, że wysłanie zaproszenia na dwa tygodnie przed terminem będzie w dobrym tonie i pozostawi gościom wystarczającą ilość czasu na przygotowania.

Jeśli wysyłasz zaproszenie drogą mailową, pamiętaj, że oprócz daty, ważna będzie również godzina wysyłki. Maile najlepiej wysyłać późnym przedpołudniem lub wczesnym popołudniem, między godziną 10 a 15. W ten sposób odbiorca raczej nie powinien przeoczyć Twojej wiadomości z powodu porannego znużenia lub zamieszania związanego z końcem dnia roboczego.

Do kogo zaadresować zaproszenie?

Tutaj najlepiej zawsze adresować korespondencję do osoby, która Cię interesuje. Przykładowo, jeśli organizujesz konferencję prasową i chcesz, żeby pojawili się na niej konkretni dziennikarze, uwzględnij tę informację w adresie zaproszenia, tak by trafiło ono do wybranej przez Ciebie osoby. Poza tym, dzięki temu adresat poczuje się wyróżniony i ciężej będzie mu zignorować Twoją ofertę.

Idealne zaproszenie – jak powinno wyglądać?

Jak już wspomnieliśmy, zaproszenie powinno łączyć prostą i przejrzystą formę z interesującą treścią. Jednak niezależnie od tego, czy ma być oficjalne, czy nieoficjalne, jego układ pozostaje praktycznie niezmienny:

  1. U góry zaproszenia powinny znaleźć się dane nadawcy – czyli na przykład nazwa Twojej firmy.
  2. Następnie należy umieścić tematykę spotkania, krótko go objaśnić oraz zareklamować. Poinformuj gościa, dlaczego warto wziąć udział właśnie w Twoim wydarzeniu.
  3. Pochwal się zaproszonymi gośćmi – sławne osoby czy specjaliści w swojej dziedzinie, na przykład prowadzący wykłady i szkolenia, dodatkową zachęcą zaproszonych do wybrania Twojego eventu.
  4. Na zaproszeniu koniecznie umieść wszystkie dane dotyczące wydarzenia. Czyli miejsce, datę i dokładny adres. Jeśli sala konferencyjna znajduje się w budynku wielopiętrowym – dodaj także jej numer oraz informację, na którym piętrze się znajduje. Bardzo użytecznym dodatkiem będzie też notatka o tym, czy w pobliżu sali znajduje się bezpłatny parking oraz na temat transportu publicznego, którym można dotrzeć pod wskazany przez Ciebie adres.
  5. Na końcu zaproszenia zamieść dane kontaktowe, takie jak adres, e-mail, telefon, imię i nazwisko osoby, od której gość może uzyskać dodatkowe informacje.

Na koniec pamiętaj, że nie tylko szata graficzna, ale także treść zaproszenia powinna być atrakcyjna i dopasowana do charakteru wydarzenia. Tak przygotowane zaproszenie z pewnością będzie skuteczne!